물류 기업이 힘든 이유! 물류 때문이 아니다? - 물류 기업 75% 이 문제 때문에 고통겪어..

안녕하세요. 물류가 쉬워지는 공간, 트레드링스 입니다.

기술이 발전하면서 수출입 물류시장 역시 빠르게 발전하고 있습니다.

하지만 그럼에도 다른 시장에 비해 발전의 속도가 더디고, 이에따라 위기상황 발생 시 효과적인 대응을 하지 못한다는 지적을 받고 있습니다.

이처럼 수출입 물류 시장이 시대의 흐름을 따라가지 못하는 이유는 무엇일까요?

그리고 이러한 문제로 인해 현재 수출입 물류시장에는 어떤 일이 일어나고 있을까요?

비효율적인 업무 방식으로
수출입 물류 기업 75%가 병목현상 겪어..

최근 핀테크 플랫폼 ODeX는 해상 화물 운송 업계 종사자들을 대상으로 해상 운송의 디지털 문서화에 대해 설문조사를 실시했습니다. 해당 조사에 따르면 수출입 물류 기업 상당수가 업무의 생산성을 저하시키는 병목 현상을 겪고있으며, 이에 대한 원인으로 응답자의 약 50%가 비효율적인 문서를 지적했죠.

ODeX가 진행한 조사 결과를 자세히 살펴보면 응답자의 40%는 비즈니스 병목현상이 ‘자주 발생한다’고 답했고, 35%는 ‘가끔 발생한다’, 20%는 ‘드물게 발생한다’고 답했습니다. 반대로 ‘문제를 경험하지 않았다’고 답한 응답자는 5%에 불과했습니다.

그리고, 이러한 문제가 발생하는 이유로 가장 많이 지목된 원인은 바로 작성이나 전달이 지연되고, 내용의 오류, 원본 확보의 어려움 등 문서와 관련된 것이었습니다.

놀랍지 않나요? 당연히 수출입 물류 기업들을 힘들게 하고 업무에 차질을 일으키는 요인은 선박이 운항을 중단하거나 노선을 우회하고, 선복을 확보하는 등 물류 문제일거라 생각했는데, 단순한 ‘문서’로 인한 문제가 더 크다는 사실이 말이죠.

해당 결과에 대해 ODeX의 설립자이자 CEO인 리지 노왈(Liji Nowal)은 라스베가스에서 열린 매니페스트 컨퍼런스에서 “(해상 운송시장에 만연한) 문제를 조사하기 시작했을 때 충격을 받았다”고 말했는데요,

그녀는 “대부분의 기업은 이미 Gmail과 기타 간단한 기술을 사용하고 있으나, 그럼에도 불구하고 여전히 운송업체와 포워더들은 6~7개의 문서를 인쇄하여 사용하고 있다”며 “이러한 업무 방식으로 인해 수출입 물류 기업 및 운송업체는 장부를 정리하기 위해 몇 달 동안 송장을 찾아야 한다는 사실이 우스웠다”고 말했습니다.

어떤 문서를 어떻게 사용하길래 업무가 힘들어지는 걸까?

많은 기업은 업무를 진행할 때 다양한 문서를 활용합니다. 하지만 그렇다고 업무 전체를 힘들게 하는 병목현상이 발생하지는 않는데요, 도대체 수출입 물류 업체들은 어떤 문서를 활용하길래 이러한 결과가 나온 것일까요?

일반적으로 수출입 물류 업무에 사용되는 문서는 아래와 같습니다.

1. 계약서

매매계약서: 상품 매매 조건을 명시하는 문서
위탁계약서: 위탁자가 위탁수수료를 지불하고 위탁자가 상품 판매 또는 구매를 대행하는 계약을 입증하는 문서

2. 금융 관련 문서

송장 (Invoice): 판매자가 구매자에게 발행하는 상품 및 서비스 내용, 가격, 지불 조건 등을 명시하는 문서
신용장 (Letter of Credit): 수입자가 은행에 지시하여 수출인에게 지불을 보장하는 문서
어음 (Bill of Exchange): 무기명 또는 지참인에게 지급을 약속하는 어음

3. 물류 관련 문서

선하증권 (Bill of Lading): 운송업체가 화주에게 발행하는 상품 운송 계약증서
보험증권 (Insurance Certificate): 상품 운송 과정에서 발생할 수 있는 손실을 보장하는 문서
원산지증명서 (Certificate of Origin): 상품의 원산지를 증명하는 문서
검역증명서 (Phytosanitary Certificate): 동식물 및 동식물 제품의 검역 결과를 증명하는 문서
포장목록 (Packing List): 화물의 내용, 수량, 중량 등을 명시하는 문서

4. 기타 문서

통관신고서: 수입 또는 수출 화물에 대한 정보를 담은 문서
검역신청서: 동식물 및 동식물 제품의 검역을 신청하는 문서

이 외에도 거래 방식, 상품 종류, 국가 등에 따라 추가적인 문서들이 활용됩니다.

문제는 위에 있는 대부분의 문서들의 양식이 표준화되어있지 않고, 오프라인 방식으로 활용하고 있다는 점 입니다. 이로 인해 물류 담당자들은 같은 국가, 동일한 화물이라 하더라도 다른 포워더 파트너사와 업무를 할 경우 모든 문서를 다시 작성해야 하고, 문서의 일부 내용을 수정해야 할 경우에도 새로운 문서를 저장한 후, 해당 문서를 모든 물류 관계자들에게 공유를 해야 하는 번거로움이 발생합니다.

그리고 여기서 또 한 가지 문제가 발생합니다.

바로 문서를 주고받으며 소통을 하는 방식이 업체별로, 담당자별로, 업무 단계별로 모두 제각각이라는 사실입니다.

위 이미지는 1건의 수출 업무를 진행할 때, 업무 단계별로 파트너사들과 어떻게 정보를 주고받는지 나타낸 사진입니다. 어때요? 슬쩍 봐도 상당히 많은 단계들이 존재하고, 저마다 다른 방식으로 문서를 주고받는 다는 것을 알 수 있죠.

이렇게 복잡한 단계를, 모두 다른 방식으로, 일일이 주고받으며 업무를 진행하다 보니 업무 자체가 어려울 수밖에 없습니다.

여기에 수정이나 오류가 발생할 경우, 그때마다 문서를 새로 생성하여 저장하고 관련 파트너사들과 공유하는 복잡한 과정을 반복해야 하기 때문에 수출입 물류 업무를 힘들게 하는 요인으로 ‘문서 관련 문제’가 가장 큰 문제이자 수출입 물류 업무의 효율성을 떨어뜨리는 가장 큰 요인으로 지목되고 있는 것 입니다.

💡 수출/수입을 진행할 때 정보를 주고 받는 횟수는?

한국해양수산개발원에 따르면 화주/포워더가 송신자일 때 정보 및 데이터를 주고 받는 이벤트는 아래와 같이 발생하는 것으로 나타났습니다.

수출 업무 진행 시 정보 및 데이터를 주고 받아야 하는 이벤트는 30개 (중복 제외)
수입 업무 진행 시 정보 및 데이터를 주고 받아야 하는 이벤트는 33개 (중복 제외)

국내 수출 비중의 74%나 차지하는 중간재 생산 기업들의 상황에 대입할 경우, 각 이벤트당 1번씩만 정보를 주고 받는다고 가정하면 최소 63번의 정보와 문서를 주고 받는 것을 알 수 있으며, 수정사항이 발생할 경우, 그 횟수는 기하급수적으로 늘어나게 됩니다.

디지털로 바꾸면 해결되는데,
그러지 못하는 이유는?

위에서 말씀드린, 그리고 많은 관계자들이 지목한 수출입 업무의 문제를 해결하기 위해서는 정보를 주고받는 모든 문서를 디지털로 변환하고, 이를 손쉽게 공유할 수 있는 전문 플랫폼이나 솔루션을 활용해야 합니다.

많은 물류 전문가들 역시 수출입 물류 업무의 디지털 전환이 절실하다고 입 모아 이야기하고 있는데요, ODeX 리지 노왈(Liji Nowal) 대표 역시 “수출입 물류 데이터를 디지털로 공유하면 수출입 물류 산업의 다양한 문제를 피할 수 있을 뿐 아니라 화주, 포워더, 운송 업체가 운송 중 배송이 병목현상에 부딪힐 때까지 기다리지 않고 누락된 정보를 수정할 수 있는 시간을 가질 수 있다”고 지적했죠.

하지만 실무에서는 아직도 많은 기업이 비효율적인 방식을 고수하고 있습니다.

그 이유는 무엇일까요?

우선 코로나 팬데믹 이후, 많은 기업들은 수출입 물류 플랫폼을 활용하고 있는 것으로 나타났습니다. ODeX의 조사에 따르면 응답자의 60%가 해상 무역 업무에 디지털 플랫폼을 이용한다고 답했습니다.

그리고 이들 기업은 수출입 물류 플랫폼을 이용하는 주요 이유로 ‘운영 효율성과 정확성 향상’(35%), ‘비용 절감’(25%)을 꼽았습니다.

하지만 여전히 40%에 달하는 기업들은 디지털 플랫폼 도입을 꺼리고 있는 것으로 나타났습니다.

이들은 디지털 물류 플랫폼을 이용하지 않는 이유로 데이터 보안에 대한 우려(25%), 적응력 부족 또는 디지털 도구에 대한 친숙함 부족(15%), 구현 비용(10%)로 꼽았으며, 심지어 이러한 문제를 해결하는 데 사용할 수 있는 디지털 도구가 있다는 사실조차 모르는 사람이 20%나 되는 것으로 나타났습니다.

흥미로운 사실은, 이러한 우려가 수출입 물류 기업이 디지털 전환을 두려워하는 이유와 비슷하다는 사실입니다.

조사 결과, 업무 방식을 디지털로 전환하고 디지털 문서를 도입을 꺼리는 이유는 데이터 보안에 대한 우려 (30%), 디지털 방식을 어려워하는 사용자의 적응성 문제 (25%), 디지털 전환 비용 (20%), 디지털 전환 과정에서 발생하는 운영 중단(15%), 호환성 및 상호 운용성 문제를 일으키는 표준화 부족 (10%) 로 나타났습니다.

수출입 업무를 쉽게 만들어 줄
디지털 전환과 디지털 문서 어떻게 하면 사용할 수 있을까?

자, 그렇다면 이러한 문제를 어떻게 해결하고, 디지털 전환, 그리고 디지털 문서를 활용할 수 있을까요?

간단합니다. 디지털 전환을 도와주는 ‘수출입 물류 플랫폼’을 이용하고, 누구나 쉽게 문서를 만들고, 쉽게 공유할 수 있는 ‘수출입 협업 솔루션’을 이용하면 됩니다.

앞서 응답자의 50%가 문서화를 주요 문제로 꼽았다는 점, 그리고 이미 60%의 기업이 운영 효율성과 문서의 정확성 향상, 비용 절감 효과를 이유로 수출입 물류 플랫폼을 이용 중이라는 것을 보았을 때, ‘수출입 물류 플랫폼’을 이용하고 ‘수출입 협업 솔루션’을 이용하는 것은 기업의 운영 효율성을 대폭 향상시킬 수 있는 최고의 방법이라는 것을 알 수 있습니다.

이 외에도 지속적인 교육을 통해 디지털 전환의 이해도를 높이고, 조직 내 디지털 리터러시(digital literacy) 문화를 조성하는 것 역시 중요합니다. 조직의 모든 구성원이 디지털에 대한 이해도가 높을 수록 디지털 전환의 속도는 빨라지게 되고, 향후 솔루션 도입 후 이를 활용한 기업의 생산성 향상 속도 역시 빠르게 증가하기 때문입니다.

수출입 물류시장을 변화시킬 파도는 이미 거세게 몰려오고 있습니다. 이러한 변화의 파고 속에서 발빠르게 혁신하고, 변화하지 않는 기업은 도태되기 마련입니다. 현재 여러분이 수출입 업무를 담당하고 있다면, 혹은 여러분이 몸담고 있는 기업이 관련 사업을 진행 중이라면, 그리고 거세게 부는 변화의 움직임 속에서도 아직도 비효율적인 업무 방식을 고수하고 있다면, 지금 바로 우리 기업에 맞는 솔루션을 알아보고 이를 통해 혁신할 수 있는 방안을 모색해보시기 바랍니다.