인사, 회계, 커뮤니케이션 등 기업 경영의 많은 부분이 디지털로 전환된 요즘이지만, 수출입 업무 분야에서는 아직 효율화된 디지털 시스템의 도입이 더딘 상황입니다.
수출입 업무 프로세스에는 선사, 운송사, 관세사, 콘솔사, 포워더 등 수많은 이해 관계자들이 얽혀있어, 업무 진행에 필요한 서류와 반복되는 작업 매우 많고 현황이나 히스토리를 파악하기도 어려운 특성이 있습니다.
해외 물류 플랫폼 Container xChange의 발표에 따르면 수출입 실무자의 93%는 디지털 도구가 없이 문제를 해결하는 데 하루의 절반을 소비하고 있으며, 견적 협상, 컨테이너 추적, 선적 관리 등 반복 업무를 자동화하면 주당 8시간, 매월 4일을 절약할 수 있다고 합니다.
*Container xChange ‘컨테이너 운영 디지털화의 이점(The benefits of digitalizing container operation) 보고서
이런 이유로 최근 들어 수출입 업무의 생산성을 늘리기 위한 디지털 솔루션의 도입의 중요성이 점점 더 커지고 있는데요. 오늘은 수출입 기업이 ERP 솔루션 또는 업무 협업툴을 도입할 때 꼭 고려해야 할 기능에 대해 알아보겠습니다.
1. 수출입 문서 및 서류 관리 기능
복잡한 수출입 업무 정보를 담고 있는 서류들을 관리하는 것은 수출입 실무자에게 매우 어려운 일입니다. 거래 업체별로 사용하는 양식이 상이하고 문서를 공유하는 방식도 이메일, 팩스, 카카오톡 등 분산화되어 있어 일원화된 관리가 쉽지 않기 때문입니다.
트레드링스의 수출입 협업 클라우드 솔루션 ZimGo는 Z drive를 통해 수출입 실무자가 업무와 관련된 문서나 서류를 생성하고 이력을 편리하게 관리할 수 있게 해줍니다. 또 Cloud Form으로 모든 업무 관계자들이 일원화된 양식으로 문서를 작성, 수정, 승인할 수 있습니다.
2. 운임 견적 요청 및 비교 견적 기능
수출입 업무에서 포워더와의 운임 견적 협상은 매우 큰 비중을 차지합니다. 포워더 탐색 및 선정부터 최종 계약까지 실무자가 챙겨야 할 사항도 매우 많습니다.
수출입 ERP ZimGo를 활용하면 제휴된 포워더가 없어도 원하는 구간의 운임을 선택해 구매할 수 있고, 원하는 포워더를 지정해 운임을 요청하거나 다수의 포워더에게 비교 견적을 받아볼 수 있습니다.
정기적인 화물의 경우, 불필요한 비교 견적 프로세스 없이 클릭 한 번으로 기존에 진행했던 운임으로 재진행할 수 있어 반복적인 견적 요청 업무를 획기적으로 줄일 수 있습니다.
3. 선적 준비부터 거래 완료까지 전 과정에 대한 실시간 화물 추적
선적 준비부터 거래 완료까지 실시간 화물의 위치를 파악하는 것은 공급망 관리 측면에서 매우 중요한 일입니다. ZimGo의 선적 관리 기능을 통해 대한민국 컨테이너 물동량의 99%를 추적할 수 있고 내륙 구간까지 트래킹 정보를 확인할 수 있습니다. 또 UNIPASS 연동을 통해 수입 통관 진행 현황도 손쉽게 솔루션 내에서 확인할 수 있습니다.
4. 이메일과 전화가 필요 없는 원클릭 커뮤니케이션
수출입 업무 담당자를 괴롭혀왔던 이메일, 전화 업무도 디지털 전환을 통해 획기적으로 줄일 수 있습니다. ZimGo에서는 모든 수출입 정보의 작성 및 수정 요청과 파일 공유가 클릭 한 번에 진행되어 간편해질 수 있고, 거래 건별 채팅창이 별도로 생성되어 커뮤니케이션 이력도 효율적으로 관리할 수 있습니다.
5. 모든 업무 이력이 클라우드로 자동 저장
수출입 실무자에게 진행했던 거래 이력을 파악하는 일은 매우 중요합니다. 그러나 기존의 수출입 업무 환경에서는 우리 회사의 기존 거래 히스토리와 데이터를 찾아내는 것은 쉬운 일은 아니었습니다.
ZimGo는 100% 웹 클라우드 방식의 SaaS 솔루션이므로, 언제 어디서나 효율적으로 협업할 수 있고 진행했던 물류 업무에 대한 이력과 데이터가 자동으로 안전하게 저장됩니다. 또 세분화된 필터링 기능을 통해 수출입 거래 이력을 한눈에 조회할 수 있습니다.
6. 전략 수립을 위한 맞춤형 BI 통계 자료
ZimGo는 수출입 전략 수립에 도움이 될 수 있도록 진행했던 거래 이력, 운송 데이터를 분석하여 맞춤형 Business Intelligence 통계자료를 생성하고 관리하는 대시보드 기능을 제공하고 있습니다.
7. 기존 거래 포워더 초대
우리 회사의 수출입 업무가 디지털화되면 기존 거래 포워더와 거래가 원활하지 않아질까 걱정되시나요? ZimGo는 포워더 초대 기능을 제공해 클릭 한 번에 거래하던 포워더를 초대해 동일한 인터페이스로 수출입 거래를 지속할 수 있습니다.
ZimGO는 화주, 포워딩, 선사, 콘솔사 등 40만 수출입 기업이 이용 중인 No.1 수출입 물류 플랫폼 트레드링스의 기술력과 노하우가 담긴 수출입 협업 클라우드 솔루션입니다. 디지털 전환을 통해 업무의 짐을 덜고 싶은 수출입 실무자와 관리자 분들에게 ZimGo를 추천합니다. ZimGo에 대한 자세한 사항은 트레드링스 ZimGo 소개 페이지에서 확인해보세요.
