수출입 물류 산업은 디지털 전환이 더딘 대표적인 산업군 중 하나입니다. 이 글을 읽으시는 실무자분들께서도 현대 비즈니스 환경에서 디지털 전환은 매우 중요한 과정임을 강조하는 수많은 콘텐츠를 접해보셨을 것입니다. 하지만 막상 실무자 입장에서 디지털 전환이 나의 업무에 어떤 영향을 미치는지를 직접적으로 체감하기는 어려운 것도 사실입니다.
오늘은 수출입 업무 프로세스의 디지털 전환을 통해 수출입 담당자가 실질적으로 얻을 수 있는 편익에 대해 알아보겠습니다.
1. 물류비 절감
보통 수출입 업무는 대상 수출입 국가와 수출입 아이템에 적합한 포워더를 찾고 그 포워더에게 물류비 견적을 요청하는 것으로 시작됩니다. 견적을 비교하기 위해 여러 포워더들을 찾아야 하고 각 포워더들의 강점과 특색을 하나하나 알아보는 과정은 생각보다 쉽지 않은 작업입니다.
수출입 협업툴을 활용하면 수출입 아이템과 거래 국가에 맞는 최적의 포워더를 쉽게 찾을 수 있고, 여러 포워더사의 비교 견적을 어려운 탐색 과정 없이 한번에 처리할 수 있습니다. 실제로 트레드링스의 수출입 협업 클라우드 솔루션 ZimGo를 통해 물류비 비교 견적을 진행한 한 기업은 기존 물류사 대비 76%까지 물류비를 절감한 사례도 있습니다.
수출입 협업툴 ZimGo의 물류비 비교 견적 기능
2. 업무 자동화를 통한 효율성 향상 및 오류 감소
수출입 업무를 진행하는 과정에서 반복되는 업무를 자동화하는 것만으로도 업무 효율성을 크게 향상 시킬 수 있습니다. 실제로 지난 8월 발표한 트레드링스의 수출입 업무 트렌드 리포트에서도 49% 실무자들이 ‘불필요한 서류작업과 반복 업무’ 때문에 어려움을 느낀다고 응답했습니다.
매번 새로 작성해야하는 견적 요청서, 계속 정보를 갱신해 줘야 하는 선적 정보 관리용 엑셀 시트, 수출입 서류 취합 작업 등은 자동화를 통해 효율을 획기적으로 향상시킬수 있는 업무들입니다. 단순히 업무 편의성만 좋아지는 것이 아닙니다. 수작업으로 처리되는 업무에서 발생하는 실수와 오류를 최소화할 수 있다는 이점도 있습니다.
자동화된 프로세스는 인간의 개입이 줄어들어 오류 가능성을 감소시키며, 정확한 정보와 데이터가 유지될 수 있게 해줍니다.
B/L 건별로 자동 관리되는 ZimGo의 ‘선적 관리’ 메뉴
3. 실시간 선적 정보 확인
수출입 업무에서 최신화된 정보를 파악하는 일은 매우 중요합니다. 시간의 경과에 따라 선적, 통관 정보는 계속 변경되기 때문입니다. 수출입 협업툴 도입을 통해 실시간으로 수출입 활동을 모니터링하고 진행 상황을 모니터하게 되면, 업무 프로세스의 투명성을 높일 수 있고, 화물의 이동 중에 문제가 발생하거나 지연되는 경우, 빠르게 대응할 수 있게 됩니다.
수출입 화물의 운송 현황을 실시간으로 파악할 수 있는 ZimGo의 ‘실시간 선적 관리’ 기능
4. 수출입 문서 관리 및 보관의 용이성
문서 및 데이터의 관리도 용이해집니다. 종이 문서를 전자 문서로 대체하면 보관 공간과 비용을 절감할 수 있으며, 필요한 정보를 언제 어디서나 빠르게 검색할 수 있게 됩니다. 또 수출입 업무에 참여하는 수많은 의사 결정자들이 일원화된 서류 양식에 접근하여 업무를 진행할 수 있게 되므로, 커뮤니케이션 오류 또한 줄일 수 있습니다.
서류 생성 및 작성 이력 관리 가능을 제공하는 ZimGo의 Z Drive
5. 커뮤니케이션 효율 향상
수출입 업무 수행하기 위해서는 수많은 이해 관계자들과의 커뮤니케이션이 필수적입니다. 트레드링스의 수출입 실무자를 대상으로 한 설문에 따르면, 대부분 수출입 업무 담당자들은 이메일을 통해 커뮤니케이션 정보 및 공유를 한다고 합니다. 또 절반 이상이 이메일과 개인 전화 또는 이메일과 개인 메신저, 즉 두 개 이상의 커뮤니케이션 채널을 사용한다고 답변했습니다.
하지만, 이렇게 커뮤니케이션 수단이 분산되어 있는 경우, 업무 히스토리 관리에 어려움을 겪을 수 있습니다. 수출입 협업툴을 도입하게되면, 모든 수출입 업무 관계자와의 커뮤니케이션이 이메일/전화없이 원클릭으로 이루어질 수 있습니다. 정보의 작성과 수정 요청, 파일 공유 등도 일원화된 채널을 통해 이루어지게 됩니다.
견적 건별로 커뮤니케이션 이력을 확인할 수 있는 ZimGo 채팅 기능
이미 많은 기업은 디지털 업무 환경으로 변화가 진행되면서 새로운 업무 방식을 도입하고 있습니다. 디지털 전환이라는 화두가 나와는 먼 이야기라고 느껴질 수도 있지만, 자세히 들여다보면 실무자이기 때문에 얻을 수 있는 편익이 더 많다는 걸 알 수 있을 것입니다.
수출입 물류 업무의 디지털 전환, 고민은 혁신만 늦출 뿐입니다. ZimGo는 현재 무료 체험을 제공하고 있으니 부담없이 이용해보세요. 써보면서 이해하는게 가장 빠릅니다!
