안녕하세요. 물류의 기준을 만들고 있는 트레드링스 입니다.
2015년, 세계경제포럼에서 ‘디지털 전환 이니셔티브’가 발표된 이후, 디지털 전환은 전 세계를 관통하는 메가 트렌드가 됐습니다.
이제, 우리가 이용하고 있는 대부분의 산업은 디지털 기술을 이용해 데이터를 활용하고, 업무의 흐름이 지능적으로 변화하고, 스마트 한 의사결정과 시장에 대한 실시간 대응을 통해 고객의 기대를 변화시키고 새로운 비즈니스 기회를 창출하고 있죠.
이처럼 모든 것이 디지털로 빠르게 변해가고 있지만 유독 물류시장은 이전의 업무 방식을 고수하고 있습니다.
심지어는 아직도 팩스를 통해 정보를 주고 받기도 하는데요,
지금도 진행 중인 비효율적인 물류 업무 방식,
그리고 이러한 방식이 디지털로 전환 되었을 때 어떻게 어떤 효과를 얻을 수 있는지 살펴보겠습니다.
복잡한 수출입 절차 + 저마다 다른 소통 방식
포워더에게 정보를 전달하려면 ‘메일’을
선사에 신고 하려면 ‘웹’ 페이지를
관세사에 연락하려면 ‘팩스’를 …
수출/수입 업무를 진행하다보면 담당자를 가장 힘들게 하는 것은 바로 소통해야할 담당자가 많고, 담당자별로 소통 방식이 다 다르다는 점 입니다.
화주, 그리고 이 화주의 화물을 대신해서 운반을 책임지는 포워더가 수출 또는 수입을 하게 될 경우, 이들은 선사나 내륙 운송사를 통해 선적 / 운송을 요청하게 됩니다. 그리고 이 때 다양한 이해 관계자가 선적요청, 공컨테이너수급요청, 육상운송배차, 수출신고 등의 업무를 수행하며 해당 수출입 프로세스에 관여하게 되죠.
재미있는 사실은 이렇게 각 이해관계자가 다양한 정보를 소통하는 절차가 무척 복잡하고, 방식 역시 저마다 다르다는 점 입니다.
화주가 화물이 수출하는 상황을 예로 들어보겠습니다.
1. 먼저 화주가 수출을 하기 위해서는 먼저 내 화물을 가장 잘 운반할 수 있는 포워더를 찾아야 합니다.
포워더를 찾는 방법에는 여러가지가 있는데요,
일반적으로 트레드링스와 같은 플랫폼을 이용(웹)하거나, 일일이 포워더의 사이트를 들어가 문의 글을 납기는 방법(웹), 그리고 포워더에게 개별적으로 메일을 보내 견적을 제공받고 화주와 계약을 체결하게 됩니다.
2. 이후 화주와 계약을 체결한 포워더는 선사에 선적을 요청하기 위해 선적요청접수서와 Booking list (예약목록)을 보내게 됩니다. 그리고 이 때 사용하는 정보 전달 방식은 일반적으로 웹이나 이메일 또는 팩스를 사용하게 되죠.
3. 선적 요청을 받은 선사는 화주에게 공 컨테이너를 보내기 위해 내륙 운송사에게 공컨테이너 수급을 요청하게 됩니다.
이후 선사나 화주/포워더는 내륙 운송사에 운송배차를 요청하게 되는데, 이 때 선사나 화주/포워더가 요청하는 내륙 운송사는 같을 수도, 다를 수도 있습니다.
또한 정보 전달 방식 역시 일반적으로 웹 또는 이메일을 사용합니다.
4. 배차를 요청 받은 내륙 운송사는 운송 오더를 접수하고, 운송 배차를 수행 후 해당 정보를 화주/포워더 또는 선사에 알려주게 됩니다. 업체마다 다르지만 일반적으로 해당 정보는 전화, 문자, 웹, 이메일 등이 사용해 전달됩니다.
5. 내륙 운송 배차 스케줄이 확정되면, 해당 스케줄에 맞춰 화주는 창고 운영사에 웹, 이메일, 팩스, 문자 등을 통해 화물 출고를 요청 하게 됩니다.
6. 화물 운송일이 다가오면 내륙 운송사는 운송할 화물이 있는 창고로 향하게 됩니다.
이 때 화물 인도증(종이로 된 문서) 준비하게 되고, 이를 창고 운영사에 전달한 뒤 화물 적입 작업을 시작하게 됩니다.
7. 화물 적입이 완료되고, 화물이 출고되면 창고 운영사는 해당 결과를 화주에게 전달하게 됩니다.
이 때 전달하는 서류는 화물 재고 정보와 CLP(Container Load Plan)이며, 해당 서류는 각각 웹, 이메일, 팩스 등을 통해 전달하게 됩니다.
8. 이후, 화주/포워더는 상업 송장(Commercial invoice)과 포장명세서(Packing List)를 관세사에 전달하여 수출 신고를 하게 됩니다. 전달하는 방법으로는 팩스, 이메일, 웹이 사용됩니다.
9. 수출 신고를 접수 받은 관세사는 서류를 확인한 후 수출신고서와 상업송장(Commercial invoice), 포장명세서(Packing List)를 웹, 이메일을 통해 관세청에 전달하게 됩니다.
정말 복잡하고 각 단계별로 정보를 주고 받는 서류도, 방식도 제각각이죠?
위에서 설명해드린 내용을 종합해서 정보와 데이터가 이동하는 흐름을 하나로 합쳐보면 아래와 같습니다.
안타까운 사실은 이러한 방식은 한 번에 끝나지 않고, 수 없이 반복되는 경우가 많다는 점 입니다.
예를 들어 견적을 확인하기 위해 포워더와 ‘메일’을 주고 받는다 하더라도 화물 정보를 입력해 발송하고, 부족한 정보 내용을 발송하고, 포워더에게 받은 견적에 대한 문의사항에 대한 메일을 또 발송하고.. 이전 대화 내용을 그때그때 확인해가며 수차례 반복해야합니다.
그리고 이처럼 끝없는 소통의 반복은 1건의 수출/수입 업무를 진행할 때 마다 새롭게 반복되죠.
또한 위에서 예를 들은 상황은 화주 또는 포워더를 중심으로 진행되는 정보의 흐름으로,
선사, 운송사, 터미널 등 중심이 되는 주체에 따라 정보의 흐름은 기하급수적으로 넓어질 수 밖에 없고,
진행하는 업무가 수출인지, 수입인지에 따라서 업무도 달라지게 되죠.
얼마나 비효율적으로 소통하는걸까?
그렇다면 지금 수출/수입을 진행하고 있는 담당자들은 이러한 비효율적인 소통 방법을 얼마나 이용하고 있을까요?
물론 이는 하나의 정보를 주고 받기 위해 단 한번만 이용할 때도, 여러 차례 이용해야할 때도 있기 때문에 상황에 따라 달라질텐데요,
한국해양수산개발원에 따르면 화주/포워더가 송신자일 때
수출 업무 진행 시 정보 및 데이터를 주고 받아야 하는 이벤트는 30개 (중복 제외)로 나타났고,
수입 업무 진행 시 정보 및 데이터를 주고 받아야 하는 이벤트는 33개 (중복 제외)로 나타났습니다.
그리고 이를 국내 수출 비중의 74%나 차지하는 중간재 생산 기업들의 상황에 대입해보면
원자재를 수입하고, 중간재를 생산해 수출할 경우,
각 이벤트당 1번씩만 소통을 한다고 하더라도 최소 63건의 정보와 데이터를 주고 받게 된다는 것을 알 수 있습니다.
다만 모든 업무가 그렇듯, 단 1번 정보를 주고 받아서 해결되는 업무는 드물죠.
정보를 보내고, 잘못된 부분을 수정하고, 급하게 변경되는 부분을 또 수정하고…
이렇게 하다보면 주고 받는 정보의 양도, 소통 횟수도 기하급수적으로 늘어나게 됩니다.
그런데, 여기서 또 하나 문제가 발생합니다.
앞서 말씀드렸듯, 업무 주체별로, 담당자별로, 업체별로, 정보와 데이터를 주고 받는 방식이 다르기 때문에
이런 수많은 소통을 각기 다른 방식으로 소통하고, 서류도 그에 맞춰 매번 일일이 작성하고,
수취한 정보를 다시 별도로 정리하고 관리해야한다는 것 입니다.
그렇다면 각 소통 방식별 이용 비율은 어떻게 될까요?
이 역시도 송신자가 누구인지, 그리고 진행하는 업무가 수출인지, 수입인지에 따라 달라지게 되는데요,
한국해양수산개발원에 따르면 화주/포워더가 송신자이고, 수출과 수입 종합적으로 분석해봤을 때
가장 많이 이용되는 방식은 EDI(46.03%)로 나타났으며, 그 뒤를 이어 웹 (44.44%), 메일(22.22%), 팩스 (15.87%), 종이(14.29%), 모바일(9.52%), 전화(1.59%)로 나타났습니다.
안타까운 사실은 이처럼 수없이 많이, 각 담당자별로 각기 다른 방식으로, 복잡하게 정보와 데이터를 주고 받고 있지만 막상 해당 내용을 살펴보면 중복되는 정보가 무수히 많다는 것 입니다.
대외경제정책연구원(KIEP)에 따르면 수입 절차에 있어 세계적으로 평균 60종 이상의 서류가 요구되고 있으며, 각 서류에서 포함된 정보 중 약 80%가 서로 중복되고 있는 것으로 나타났죠.
그리고, 이 같이 통일되지 않은 과다한 서류요건으로 인해 발생하는 통관지연 시간과 비용은 전체 국제운송시간과 비용의 20%와 25%를 차지하는 등 비효율적인 업무 방식이 수출입 담당자를 힘들게 하는 것은 물론, 전체 국제 무역에 큰 장애를 일으키고 있는 것으로 조사됐습니다.
비효율적인 물류 업무 방식과 협업 방식
해결 방안은 하나로 일원화 시키는 것
자, 그렇다면 이처럼 복잡하고 비효율적인 물류 업무 방식을 해결하기 위해서는 어떻게 해야할까요?
바로 복잡하게 얽혀 있는 실타래를 잘 푸는 것
즉, 업무 방식을 일원화 시키면 됩니다.
생각해볼까요?
같은 화물 정보인데도
누구와는 메일로, 누구와는 문자로, 또 누구와는 팩스로
각각의 서류를 일일이 만들어서 주고 받고,
이렇게 수집한 정보를 하나 하나 정리하는 것 보다
정보를 한번 입력하고, 이를 이해 당사자들에게 공유하는 방식으로 업무를 할 수 있다면
그리고, 이후 업데이트 되는 내용들도 자동으로 반영이 된다면
기존의 불필요한 비용과 시간은 절감이 되고, 기업은 보다 효율적인 무역 환경에서 활발한 거래활동을 할 수 있겠죠.
실제로 트레드링스는 이 같은 협업을 가능케 하는 수출입 협업 클라우드 솔루션 ZimGo(짐고)의 출시를 앞두고 수많은 화주와 물류사를 대상으로 CBT(클로즈 베타 테스트)를 진행했는데요,
그 결과 전화 횟수는 70%이상 감소했고, 업무 완료 시간은 50%감소, 그리고 업무 생산성은 80% 이상 증가하는 등 대부분의 기업에서 놀라운 수준으로 업무 효율성이 향상된 것으로 나타났습니다.
오랜시간 고착화되고, 너무나 복잡한 문제인데 해결책이 생각보다 간단하다고요?
물론 개념적으로는 간단하게 보일 수는 있습니다. 하지만 실제로 이를 구현하기 위해서는
국내∙외에서 발생하는 모든 물류 데이터를 디지털화 해야하고,
업무 주체별로 저마다 다르게 표기하는 데이터를 분석해서 표준화를 진행해야 하고,
이렇게 방대한 양의 데이터를 디지털화한 뒤, 이를 각 업무 주체들이 각각의 업무 상황에 맞게, 하지만 통합적으로 사용할 수 있도록 서비스를 하나 하나 구현하고 연결하는 등
해야할 것도, 또 이를 위해 개발해야 하는 기술도, 투자해야 하는 비용도 만만치 않죠.
때문에 지금껏 많은 기업들이 이러한 업무 방식에 대한 필요성을 인지하면서도 쉽게 도전하지 못했습니다.
또한 기존 물류 산업 자체가 노동 집약적인 인프라 중심으로 이뤄져왔고, 이에 따라 산업 저변에 깔려 있는 ‘사람이 조금 더 고생하면 된다’는 인식 역시 기존 비효율적인 업무 방식 개선을 방해하는 요소로 작용해왔습니다.
하지만, 트레드링스와 같은 디지털 물류 플랫폼이 시장에 등장하고, 이런 민간 기업을 중심으로 AI, 빅데이터, IoT 등 다양한 이른바 4차산업혁명 기반 기술이 결합된 다양한 디지털 물류 솔루션이 물류 프로세스에 적용되면서 물류시장도 이제는 빠르게 변화하고 있습니다.
자, 이제 물류 시장에서 클라우드로의 이동과 AI 활용의 증가는 기정사실화되었습니다.
다양한 물류 기술을 통해 비효율적인 반복 작업은 자동화되고, 기업과 물류 담당자는 협력사들과 정보와 데이터를 실시간으로 주고 받으며 빠르게 의사결정을 할 수 있게 될 것입니다. 그리고 이러한 역량은 모든 물류기업의 필수 역량이자 생존 여부를 결정하는 중요한 요소가 될 것입니다.
새로운 물류의 역사가 시작되는 지금 이 시기에. 여러분의 기업은 물류 역량을 발전시키고, 경쟁력을 유지하기 위해 어떤 전략을 세우고 계신가요? 설마 아직도 전화로, 메일로, 심지어 팩스로 정보를 주고 받으며 괜찮을꺼야. 이전에도 그래왔으니까 하는 생각에 안심하고 계신 것은 아니겠죠?
