우리 조직의 내부 커뮤니케이션은 어떠한가요? 모든 기업들의 가장 큰 고민 중 하나는 ‘커뮤니케이션’입니다. 이번 콘텐츠를 통해 커뮤니케이션 계획을 효과적으로 구현하고 보다 생산적인 환경을 달성하는 방법을 배워보겠습니다.
조직의 커뮤니케이션은 항상 대기업 운영에 있어 중요한 자원이었습니다. 하지만 세계화와 디지털 트랜스포메이션의 시대에, 이는 그들에게만 해당하지 않습니다. 커뮤니케이션은 모든 유형의 조직의 성공과 생존을 위한 기본입니다. 두 가지 측면에서 설명할 수 있습니다. 1) 정보와 지식의 흐름을 전달할 수 있습니다. 2) 그것은 근로자에게 동기를 부여하고 참여 시키는 근본적인 도구입니다. 기업의 부적절한 커뮤니케이션은 결국 어떠한 비용을 치르게 될까요?
직원 간의 원활하지 않은 의사 소통, 즉 그렇기 때문에 우리는 성장과 조직 개발에 유리한 효과적인 비즈니스 의사 소통 전략을 구축하는 것이 중요합니다. 이를 어떻게 달성할 수 있을까요?
비즈니스 커뮤니케이션이 효과적이기 위해서는 내부 커뮤니케이션 계획이 필요합니다. 이 방법은 보다 헌신적이고 유기적이며 생산적인 작업 환경을 만드는 데 도움이 됩니다.
이 글은 5 Tips For Successful Business Communication Plan 을 참고하여 각색했습니다.
“커뮤니케이션에서 가장 중요한 것은 말하지 않은 것을 듣는 것입니다.”
– Peter Drucker
다음은 좋은 내부 커뮤니케이션 계획을 구현하기 위한 5가지 팁입니다.
1. 경영진들의 노력
대부분의 기업 관리자는 성공적인 운영을 위한 커뮤니케이션의 가치를 인식합니다. 그들은 직원의 기대를 조직의 목적 및 목표와 일치시키기 위해 커뮤니케이션을 관리해야 한다는 것을 알고 있습니다. 그러나 많은 기업이 커뮤니케이션 계획에 충분한 투자를 하지 않습니다다. Workplace.com 설문조사에 따르면 66%의 기업이 비즈니스 커뮤니케이션 계획이 없는 것으로 나타났습니다.
커뮤니케이션 전략에 대한 고위 경영진의 노력은 다음을 통해 입증됩니다:
계획 실행을 위한 적절한 예산 할당, 피드백의 투명성 문화를 촉진, 긍정적인 작업 환경 구축.
2. 내부 커뮤니케이션 현황 평가
커뮤니케이션은 모든 조직의 현실입니다. 이는 전략에 이를 통합하지 않은 기업의 경우에도 마찬가지입니다. 따라서 기업 커뮤니케이션 계획 수립의 첫 번째 단계는 내부 커뮤니케이션 현황을 진단하는 것입니다. 이를 통해 우리는 약점과 어려움을 파악하고, 작업자의 요구 사항과 기대치를 식별하고, 미래 시나리오를 시각화할 수 있습니다. 내부 커뮤니케이션 감사, 설문 조사 및 인터뷰는 이를 수행하는 데 사용되는 도구 중 일부입니다.
3. 계획 및 인식 제고 전략 개발
계획을 세울 때 계획의 목적, 목표, 예상 결과, 시간, 전략, 평가 및 모니터링 메커니즘과 같은 측면을 명확하게 정의해야 합니다. 모바일 장치, 소셜 네트워크, 소프트웨어와 같이 계획 자원으로 통합될 다양한 도구의 효율성을 고려하는 것도 중요합니다. 모든 직원을 대상으로 한 인식 제고 전략을 통합할 필요가 있습니다. 이 커뮤니케이션 계획의 성공을 달성하려면 인식을 제고하고 모든 직원을 참여시켜야 합니다.
4. 비즈니스 커뮤니케이션 계획에 대한 후속 조치
커뮤니케이션 계획의 목표는 구체적이고 달성 가능하며 측정 가능한 결과와 연결되어야 합니다. 제어, 모니터링 및 피드백은 편차를 감지하고 수정 조치를 구현합니다. 예를 들어, 계획의 목표 중 하나가 직원 참여를 높이는 것이라면 다음 지표를 모니터링 할 수 있습니다:
직원 이직률: 조직과에 대한 인식, 관계, 커뮤니케이션 방법의 효율성 등을 확인할 수 있습니다.
회사 이메일 확인: 이메일의 ‘읽힘’ 비율이 증가 또는 감소하는지 확인합니다. 이것은 내부 정보가 직원들에게 효과적으로 전달되고 있는지 여부를 보여줄 수 있습니다.
5. 내부 통신 기술 응용 프로그램 사용
포스트 코로나 시대에는 특히 대면 커뮤니케이션 보다는 ‘비대면 커뮤니케이션’이 강조되고 있습니다. 같은 사무실 내에서 소통하는 것으로는 제대로 된 커뮤니케이션이 이루어지지 않는 것입니다. 따라서 비대면 커뮤니케이션을 위한 디지털 협업 툴이 중요시되고 있습니다. 디지털 시대에 기업 커뮤니케이션은 다르게 관리되어야 합니다. 이동성, 기회, 피드백의 필요성은 기존의 일방적인 커뮤니케이션 방식을 대체합니다. 기술 발전, 인터넷 및 소셜 네트워크, 협업툴의 발달 등은 계획을 실시간으로 구현하는 것을 가능하게 합니다. 내부 커뮤니케이션 소프트웨어를 추가하면 팀원 간의 정보 교환 및 협업을 개선할 수 있습니다.
결론을 말하자면
일을 하다 보면 사람들마다 커뮤니케이션 방식이 다른 것을 알 수 있는데요. 이전에 읽었던 성공적인 조직에 대한 책은 리더의 잘못된 커뮤니케이션 방식이 어떻게 조직을 저해하는지를 설명합니다. 무엇보다도 한국 기업의 문제점을, 모호하게 얘기하면서 왜 구성원들이 이해하지 못해주냐고 생각하는 리더들의 커뮤니케이션 방식이라고 지적합니다. 그리고 저자는 구성원들이 알아서 맥락을 파악하고 이해해야 한다고 인식하는 것을 구시대의 전유물이라고 봅니다.
이렇듯 조직 커뮤니케이션 계획도 중요하지만, 무엇보다도 개인의 방식과 태도가 가장 중요한 것입니다. 다양한 디지털 시대에 인재는 의심할 여지 없이 주요 전략 자원입니다. 따라서 업무 동기와 의지를 고취시킬 수 있는 긍정적인 근무 환경을 조성하는 것이 중요합니다. 또한 위에서 말한 커뮤니케이션 전략은 가장 효과적인 커뮤니케이션 채널을 식별하는 데 도움이 됩니다.
“커뮤니케이션은 배울 수 있는 기술입니다. 자전거를 타거나 타이핑을 하는 것과 같습니다.
— 브라이언 트레이시
기꺼이 노력한다면 삶의 모든 부분의 질을 빠르게 향상시킬 수 있습니다.”
